La Legge di Bilancio 2025 introduce importanti modifiche in materia di rimborsi spese per trasferte aziendali, con l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti al fine di garantire la deducibilità fiscale e l’esenzione da tassazione per i dipendenti. Vediamo nel dettaglio le principali novità.
Obbligo di Tracciabilità per le Spese di Trasferta
A partire dal 1° gennaio 2025, i rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenuti dai dipendenti in trasferta non concorrono a formare il reddito del lavoratore solo se il pagamento è effettuato tramite mezzi tracciabili previsti dall’art.23 D. Lgs. 241/1997. Questo significa che i pagamenti devono avvenire mediante:
- Bonifico bancario o postale;
- Carte di credito, debito o prepagate;
- Altri sistemi elettronici che permettano l’identificazione dell’autore della transazione;
- App di pagamento digitali che consentano una chiara riconducibilità al pagatore.
Lo stesso principio si applica alle spese di viaggio e trasporto effettuate tramite servizi pubblici non di linea (ad esempio, taxi e noleggio con conducente). Tuttavia, sono escluse dall’obbligo di tracciabilità le spese documentate da servizi pubblici di linea, come biglietti ferroviari e aerei.
Deducibilità Fiscale delle Spese di Trasferta
Per le aziende e i lavoratori autonomi, la deducibilità delle spese di trasferta è subordinata all’uso di sistemi di pagamento tracciabili. In particolare:
- Le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto sono deducibili solo se sostenute con mezzi tracciabili;
- I rimborsi analitici relativi alle spese di trasferta sono deducibili fino a un massimo giornaliero di:
- € 180,76 per trasferte in Italia;
- € 258,23 per trasferte all’estero;
- Le spese per noleggio auto con conducente sono deducibili solo se accompagnate da una fattura dettagliata.
Modalità di Rimborso per i Dipendenti
Con l’entrata in vigore della nuova normativa, l’erogazione di anticipi in contante ai dipendenti per le spese di trasferta diventa sconsigliata. Le soluzioni consigliate sono:
- Carta aziendale: il datore di lavoro fornisce una carta di credito collegata al conto aziendale, con spese intestate direttamente all’impresa.
- Carta personale del dipendente: il lavoratore utilizza la propria carta di credito o debito e allega alla richiesta di rimborso sia il documento fiscale (fattura o ricevuta) che la ricevuta del POS.
- Utilizzo di app aziendali dedicate: alcune aziende implementano sistemi digitali per la gestione e la rendicontazione delle spese, riducendo il margine di errore e facilitando il controllo fiscale.
In caso di mancata tracciabilità, il rimborso spese verrà considerato come reddito imponibile e sarà soggetto a ritenute fiscali e previdenziali.
Disciplina per il Lavoro Autonomo
Anche i lavoratori autonomi devono adeguarsi alla nuova normativa. Le spese di viaggio, alloggio e vitto sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili e se addebitate analiticamente al committente. In caso contrario, tali spese non potranno essere detratte dal reddito imponibile.
Regole per le Trasferte fuori dal Comune della Sede di Lavoro
Per le trasferte effettuate fuori dal comune della sede di lavoro, il rimborso delle spese rientra nel reddito del dipendente, tranne nei casi di spese di viaggio e trasporto documentate. Le indennità giornaliere esenti da imposte sono fissate a:
- € 46,48/giorno in Italia (€ 77,47 all’estero);
- € 30,99/giorno se l’azienda rimborsa a piè di lista del vitto o dell’alloggio (riduzione di un terzo rispetto al punto 1);
- € 15,49/giorno se l’azienda rimborsa sia vitto che alloggio (riduzione di due terzi rispetto il punto 1).
Inoltre, le spese non documentabili, come il parcheggio o le mance, possono essere esenti fino a € 15,49/giorno in Italia e € 25,82/giorno all’estero.
Sanzioni per Omessa Tracciabilità
Le imprese che non rispettano l’obbligo di tracciabilità potrebbero incorrere in sanzioni fiscali. Inoltre, in caso di controlli, i rimborsi non tracciabili potrebbero essere riclassificati come compensi in natura, con conseguente aggravio fiscale sia per l’azienda che per il lavoratore.
Conclusioni
Le nuove regole sulla tracciabilità delle spese di trasferta mirano a migliorare il controllo fiscale e a ridurre l’uso del contante nelle transazioni aziendali. Le imprese e i lavoratori autonomi dovranno adeguarsi per evitare la perdita di deducibilità delle spese e l’aumento dell’imponibile per i dipendenti. L’utilizzo di strumenti di pagamento elettronici diventa quindi fondamentale per una gestione fiscale corretta ed efficiente delle trasferte aziendali. Per essere sicuro di operare in modo corretto puoi chiedere una consulenza ai nostri esperti.
